Per Ideenkampagne zu einer neuen Innovationskultur – JTIs Global Idea Hunt

Weiterlesen

8 Minuten
Unternehmen, die ein hohes Maß an Innovation anstreben, brauchen einen kontinuierlichen Fluss neuer Ideen. Um diese aufzuspüren und freizusetzen, müssen Sie nicht in die Ferne schweifen. Fragen Sie stattdessen alle Ihre Mitarbeiter, wenn es um neue Ideen geht! Alle? Aber sicher! Vom Marktspezialisten bis zum Vertriebsmitarbeiter, vom Produktionsmitarbeiter bis zum F&E-Crack. Internes Crowdsourcing bringt nicht nur großartige Ideen hervor, es wird auch die Art und Weise verändern, wie Ihr Unternehmen Geschäfte macht. Darüber hinaus wird es das Engagement der Mitarbeiter beeinflussen. Wenn man bedenkt, dass das Engagement einer der wichtigsten Faktoren für das Unternehmenswachstum ist, ist dieser Nebeneffekt einer internen Crowdsourcing-Kampagne sehr zu begrüßen. Erfahren Sie, wie JTI eine globale Ideenkampagne mit über 45.000 Mitarbeitern durchgeführt hat, und lernen Sie die 10 wichtigsten Erkenntnisse kennen, die für Ihren Crowdsourcing-Erfolg und die Auswirkungen einer Ideenkampagne entscheidend sind.

Crowdsourcing bedeutet: Entscheidungen treffen

In jedem Unternehmen entwickeln die Mitarbeiter ständig brillante Ideen, die das Potenzial haben, bahnbrechende Ergebnisse zu liefern. Leider werden die meisten dieser Ideen nie genutzt, weil das Unternehmen kein geeignetes Verfahren oder Instrument zur Umsetzung einsetzt. Eine interne Ideenkampagne kann als solches dienen.

Wenn Mitarbeiter nicht in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, verpassen Unternehmen die Chance, ihnen das Gefühl zu geben, dass sie beteiligt, gehört und respektiert werden. Dies gilt insbesondere für Crowdsourcing-Prognosen: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter an Entscheidungen beteiligen, die sie direkt betreffen, werden sie sich stärker für Ihr Unternehmen als Ganzes engagieren.

Kunden haben oft tolle Ideen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung, aber sie können auch sehr voreingenommen oder nicht vollständig informiert sein. Dagegen verfügen die Mitarbeiter über die Art von kollektivem Wissen und Erfahrung, die Verbraucher einfach nicht einbringen können. Außerdem werden die Mitarbeiter diejenigen sein, die die Ideen umsetzen – sie werden wahrscheinlich keine „Luftschlösser“ konstruieren, und ein persönliches Feedback ist jederzeit möglich.

Community-basierte Innovation – wann und wie?

Aktuelle Trends stärken die Bedeutung der gemeinschaftsbasierten Innovation, und Gemeinschaftslösungen können entlang des gesamten Innovationsmanagementprozesses (Erkenntnisse, Ideenfindung, Anreicherung, Erprobung usw.) eingesetzt werden.

Es gibt kein einheitliches Toolkit, vielmehr können verschiedene Arten von Community-Ansätzen (interne Kampagnen, Online-Forschungs-Communities, Crowd-Sourcing) den Innovationsprozess bereichern. Da Plattformen für den Wissensaustausch und Wettbewerbe dazu beitragen können, Silos aufzubrechen und den Wandel hin zu einer innovativen Denkweise zu unterstützen, sollten die Tools oder Plattformen für die Mitarbeiter leicht zugänglich sein.

Es ist wichtig, zwischen zentralen und dezentralen Ansätzen zu navigieren, um Synergien, ein gewisses Maß an Expertise & Freiheit über Länder und Einheiten hinweg zu ermöglichen & ein Zusammenspiel der richtigen KPIs, IPs und Projektbudgetierung zu gewährleisten, um gemeinschaftsbasierte Innovationen zu fördern.

Die Herausforderung für JTI

JTI, Japan Tobacco International, ist die internationale Tabak- und Vaping-Sparte von Japan Tobacco Inc, einem führenden Tabakunternehmen in Japan mit seinen (unter anderem) bekannten Marken Winston, Mevius, Camel und LD. Heute sind mehr als 45.000 Mitarbeiter weltweit für den Erfolg von JTI verantwortlich. JTI hat es sich zur Aufgabe gemacht, seine international anerkannten Marken zu pflegen und gleichzeitig eine Vorreiterrolle bei risikoarmen Produkten und neuen Geschäftsmodellen zu übernehmen.

Im Jahr 2020 startete JTI gemeinsam mit HYVE seine erste globale Ideenkampagne. Ziel von JTI war es nicht nur, eine große Anzahl von Ideen zu sammeln und neue Konzepte zu entwickeln, sondern auch zu testen, ob es möglich ist, alle 45.000 Mitarbeiter zu erreichen und sie in diese Kampagne einzubinden. (Um es vorweg zu nehmen: Es hat geklappt!)

Um ein so großes Ideenpotenzial und eine so große Schwamintelligenz zu managen, wurde das Projekt als Gesamtpaket aufgesetzt. Das Projektteam von HYVE zeichnete sich verantwortlich für alle Kommunikationsmaßnahmen im Vorfeld der Kampagne, für das Community Management und die Evaluierungsrunden nach der Ideenkampagne. Der Ansatz von HYVE war es, sehr agil zu arbeiten, um bei Bedarf schnelle Anpassungen oder sogar Änderungen der Projektprozesse zu ermöglichen. Zu diesem Zweck arbeitete das Projektteam in verschiedenen Arbeitsgruppen in den Bereichen Design, Kommunikation und Community Management.

Für unsere Podcast-Serie The Secret Source of Innovation haben wir mit Mark Aspinall-Paul (Innovation Manager bei JTI) gesprochen. Erfahren Sie, wie er JTI vorstellt und die Innovationskraft seiner Kollegen weltweit einschätzt. Hier geht’s zum Podcast.

HYVEs vier Schritte zu einer erfolgreichen globalen Ideenkampagne

Kick-off & topic framing
Das Ziel des Kick-offs war nicht nur, ein tieferes Verständnis für das von JTI identifizierte Thema zu erlangen, sondern auch sicherzustellen, dass sich das Kernteam über den Umfang, die relevanten Interessengruppen, die Ziele und die erwarteten Ergebnisse der Kampagne einig ist.

Aufbau und Vorbereitung
In dem festgelegten Rahmen musste eine prägnante Fragestellung entwickelt werden. Darauf aufbauend mussten sowohl die Plattform selbst als auch die Inhalte auf und um sie herum vorbereitet werden, um ein geeignetes Umfeld und eine geeignete Infrastruktur für die Kampagne und ihre Förderung zu schaffen.

Kampagnenmanagement
Nachdem die Kampagne und die damit verbundenen Inhalte vorbereitet und eingerichtet waren, begann der Wettbewerb. Neben kontinuierlichen Kommunikations-Updates war es wichtig, relevante Stakeholder einzubinden, proaktiv zu motivieren und die Teilnahme an der Kampagne während ihrer gesamten Laufzeit zu unterstützen.

Bewertung & Ausarbeitung
Nach dem Ende der Kampagne begann die nächste Phase, die sich auf die Umsetzung von Ideen in Produkte und Dienstleistungen konzentrierte. Die vielversprechendsten Einreichungen wurden bewertet und in die engere Auswahl für die weitere Ausarbeitung genommen. Schließlich bewertete und entschied eine Jury über die Siegeridee(n).

Ein flexibles Projektmanagement ermöglichte eine schnelle Abwicklung von heute auf morgen und bei wechselnden Anforderungen. Durch die verschiedenen Teams (Kommunikation, Community Management, Projektmanagement, etc.) war es gut möglich, die verschiedenen Projektphasen (teilweise) parallel zu bearbeiten. Jedes Projektteam hatte einen Teilprojektleiter, der für das Team und das Berichtswesen verantwortlich war. Auf diese Weise konnten wir uns in einer wöchentlichen Besprechung gegenseitig abstimmen und überprüfen.

Rafael Gerber, Innovationsexperte bei HYVE Switzerland

Kommunikation ist der Schlüssel – wie wir unternehmensweite Aufmerksamkeit erlangten

Die Kommunikation über den Global Idea Hunt wurde bei JTI über mehrere Kanäle verbreitet, um sicherzustellen, dass sie die größtmögliche Aufmerksamkeit erhält. Eine kanal- und funktionsübergreifende, globale und engagierte Kommunikation führte zu einer großen Reichweite. Die folgenden Maßnahmen führten zu einer perfekten Verbreitung:

1. Botschafterprogramm: Um die Kampagne in den lokalen JTI-Märkten zu unterstützen, wurde ein Botschafterprogramm – die wohl größte Komponente im Projekt – eingerichtet, um die maximale Reichweite zu fördern. Lokale Botschafter kennen die Kultur und die Menschen vor Ort am besten, so dass in jedem Markt mindestens ein Botschafter ausgewählt wurde, der dann für den Erfolg in diesem Markt verantwortlich war. Die Botschafter spielten also eine wichtige Rolle im Projekt und wurden zudem wöchentlich vom Projektteam gebrieft und in einer wöchentlichen Telefonkonferenz mit neuen Informationen versorgt.

2. Workplace: Ein unternehmensinternes Kommunikationstool bei JTI. Speziell für die Kampagne wurde ein Kanal auf Workplace eingerichtet. Innerhalb weniger Stunden hatte der Kanal über 1.000 Mitglieder und am Ende der Online-Phase über 2.000, so dass wir schnell und effizient über Workplace kampagnenspezifisch kommunizieren konnten, ohne zu viele E-Mails zu versenden. Außerdem konnten diese Beiträge lokal von unseren Botschaftern in ihren Gruppen geteilt werden, und einige Botschafter führten sogar ihre eigenen Kampagnen durch.

3. Business-TV: In vielen JTI-Büros, Cafeterias und Fluren gibt es Business-TVs. Auf diesen laufen den ganzen Tag über interne Nachrichten, Updates, Teaser usw. Wir haben einige gute Video-Teaser für die Kampagne vorbereitet (inklusive Übersetzung in viele Sprachen) und sichergestellt, dass auch Mitarbeiter ohne eigenes Notebook von der Global Idea Challenge erfuhren.

4. E-Mail / Benachrichtigungen: Wir haben bewusst auf die Kommunikation per E-Mail verzichtet. Nach einer einmaligen Lauch-Benachrichtigung über die Online-Phase wurden lediglich E-Mails über die Plattform verschickt (z.B. wenn eine Idee eingereicht wurde oder die eigene Idee einen Kommentar oder einen Daumen nach oben erhielt). Diese Einstellungen konnten jedoch von den Ideengebern individuell gesetzt und auch komplett abgeschaltet werden.

Großartige Menschen mit großartigen Ideen – das Ergebnis

Innerhalb von nur sechs Wochen reichten 6800 Teilnehmer (15% aller Mitarbeiter) aus über 80 Märkten weltweit mehr als 2200 Ideen ein, um die Produkte und Verpackungen von JTI für Fertigzigaretten und Feinschnitttabak zu revolutionieren und dabei die vier Schwerpunktbereiche von JTI (rücksichtsvolles Rauchen, Geschmack & Aromen, Preis-Leistungs-Verhältnis, Nachhaltigkeit) im Auge zu behalten.

127.000 Seitenaufrufe und 8679 Kommentare zeigen die große Reichweite und das Engagement der Mitarbeiter von JTI.

Letztlich kommt es auf die Menschen an. Es braucht visionäre Führungspersönlichkeiten, die den Kulturwandel von oben vorleben, sowie Formate, die die Mitarbeiter befähigen, die Innovation von unten voranzutreiben (grass root-Bewegungen, Botschafter). Wir haben es gewagt und haben es auf diese Weise versucht, und es hat sich als großer Erfolg erwiesen.

Mark Aspinall-Paul, Innovation Manager bei JTI

Take-Aways für Ihren nächsten Ideenwettbewerb

  1. Trends erkennen UND einbeziehen, indem man Partnerschaften eingeht, Einheiten miteinander verbindet und das obere Management mit ins Boot holt. Nutzen Sie die bestehenden Strukturen und die Macht des lokalen Marketings, engagieren Sie sich auf lokaler Ebene, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
  2. Um den kulturellen Wandel durch interne Innovationsinitiativen voranzutreiben, bedarf es einer visionären Führung, der Einbeziehung des mittleren Managements und der Ermächtigung der Mitarbeiter.
  3. Kommunikation ist der Schlüssel: Um alle Mitarbeiter einzubeziehen, stellen Sie sicher, dass sie alle von der Kampagne wissen. Machen Sie die Kommunikation und Beteiligung für alle zugänglich, beginnen Sie früh, senden Sie Erinnerungen, bleiben Sie engagiert.
  4. Abhängig von der Herausforderung und dem Innovationsumfang brauchen Teams die Zeit und den Raum, um schlank, agil und kreativ zu sein. Geben Sie Feedback, managen Sie die Community durch Kommentare und halten Sie Ihre Crowd nah am Prozess.
  5. Brechen Sie die Silos durch geführtes Ideenmanagement & kollaborative Wettbewerbs- und Crowdsourcingplattformen. Bieten Sie intelligente Anreize für die Teilnahme (verschiedene Länder, verschiedene Anreize, Qualität vor Quantität).
  6. Fehlertoleranz ist notwendig, damit die Menschen keine Angst haben oder eingeschränkt werden, mit neuen, innovativen Ideen beizutragen. Bauen Sie Vertrauen auf.
  7. Navigieren Sie zwischen zentralen und dezentralen Ansätzen, um Synergien, ein gewisses Maß an Fachwissen & Freiheit über Länder und Einheiten hinweg zu ermöglichen.
  8. Integrieren Sie gemeinschaftsbasierte Innovationsansätze bei jedem Schritt Ihrer Innovationsmanagement-Reise (Erkenntnisse, Ideenfindung, Anreicherung, Testen usw.).
  9. Bieten Sie eine Reihe von Werkzeugen/Best Practices an, die die Mitarbeiter durch den internen Wettbewerb leiten und dabei die unternehmensspezifischen Herausforderungen berücksichtigen.
  10. Es gibt kein einheitliches Toolkit, vielmehr können verschiedene Arten von Community-Ansätzen (interne Kampagnen, Online-Research Communities, Crowdsourcing) einen Mehrwert für den Innovationsprozess darstellen.

Internes Crowdsourcing bietet eine echte Investitionsrendite, aber mehr noch, es ist eine Chance, die Art und Weise, wie Sie Ihre Geschäfte führen, zu verändern – zum Besseren. Sie senken das Risiko des Scheiterns wichtiger Initiativen und erhöhen gleichzeitig die Mitarbeiterbindung und die Arbeitsmoral.

Vielleicht ist es an der Zeit, Ihre Crowd zu konsultieren?